Техэксперт: Контроль оборота нормативных документов
Подсистема предназначена для автоматизации процесса контроля оборота нормативных документов и учета бумажных копий на предприятии, процедуры ознакомления сотрудников с документами, а также контроля сроков плановой актуализации нормативных документов.
Возможности:
Блок «Учет копий»:
1. Определение нормативных документов, подлежащих учету копий:
2. Настройка прав на выгрузку и печать:
3. Контроль актуальности выданных копий:
4. Учет выдачи бумажных и электронных копий:
• фиксация факта выдачи документов с указанием получателя, даты выдачи и срока возврата;
• фиксация возврата, утраты или уничтожения документов;
• автоматическая отправка уведомлений о наступлении срока возврата копий документов;
• автоматическая отправка уведомлений о просроченном сроке возврата;
• формирование отчетов по выданным и возвращенным копиям документов с возможностью фильтрации, сортировки и выгрузки в программу MS Excel.
Блок «Учет копий»:
1. Определение нормативных документов, подлежащих учету копий:
- Неограниченное количество списков;
- Могут включать как внешние, так и внутренние документы;
- Формируются вручную (из любых нормативных документов) или автоматизированно по правилам (документы с конкретными атрибутами);
2. Настройка прав на выгрузку и печать:
- Настройки прав на выгрузку и печать для каждого списка;
- Определение ответственных за печать учтенных копий по спискам;
3. Контроль актуальности выданных копий:
- Информирование ответственного об изменении статуса документа, копии которого выданы;
- Просмотр списка сотрудников, которым выдана копия документа;
- Организация рассылки для возврата устаревшей копии;
4. Учет выдачи бумажных и электронных копий:
• фиксация факта выдачи документов с указанием получателя, даты выдачи и срока возврата;
• фиксация возврата, утраты или уничтожения документов;
• автоматическая отправка уведомлений о наступлении срока возврата копий документов;
• автоматическая отправка уведомлений о просроченном сроке возврата;
• формирование отчетов по выданным и возвращенным копиям документов с возможностью фильтрации, сортировки и выгрузки в программу MS Excel.
Блок «Учет копий» позволяет гибко настроить списки нормативных документов, в отношении которых применяется процедура контроля оборота бумажных и электронных копий
Для ответственных доступен функционал рассылки уведомлений о необходимости возврата копии
Возможности:
Блок «Ознакомление»:
1. Подготовка списков нормативных документов для ознакомления:
2. Организация рассылки на ознакомление:
3. Уведомления о необходимости ознакомления приходят на электронную почту и в ИСС "Техэксперт"/"Кодекс" (аналогично сервису «Документы на контроле»);
4. Контроль ознакомления:
5. Каскадирование процесса: рассылка может направляться руководителям подразделений, руководитель подразделения через специальный функционал может перенаправить ее своим сотрудникам.
Блок «Ознакомление»:
1. Подготовка списков нормативных документов для ознакомления:
- Неограниченное количество списков;
- Могут включаться как внешние, так и внутренние документы;
- Списки формируются вручную либо автоматизировано по заданным правилам;
2. Организация рассылки на ознакомление:
- Выбор сотрудников из оргштатного расписания (по людям/по подразделениям/по предприятиям);
- Настройка параметров рассылки (однократная/повторяющаяся);
- Рассылка по расписанию или вручную;
3. Уведомления о необходимости ознакомления приходят на электронную почту и в ИСС "Техэксперт"/"Кодекс" (аналогично сервису «Документы на контроле»);
4. Контроль ознакомления:
- Сотрудник в явном виде должен подтвердить ознакомление;
- Информация отображается в отчете об ознакомлении в режиме реального времени;
- Настройка повторных рассылок-напоминаний;
5. Каскадирование процесса: рассылка может направляться руководителям подразделений, руководитель подразделения через специальный функционал может перенаправить ее своим сотрудникам.
Функционал «Ознакомление» позволяет выбрать документы из Единого фонда электронной документации, создать список сотрудников, которые должны с ними ознакомиться, сделать рассылку на ознакомление через электронную почту
Пользователю необходимо в явном виде подтвердить факт ознакомления.
Информация об этом зафиксируется у ответственного в отчете в режиме реального времени
Информация об этом зафиксируется у ответственного в отчете в режиме реального времени
Возможности:
Блок «Актуализация»:
Определение ответственных за актуализацию:
Настройка рассылок:
Формирование отчетности:
Блок «Актуализация»:
Определение ответственных за актуализацию:
- Объединение внутренних нормативных документов в списки, назначение ответственных за актуализацию для каждого списка;
- Возможность назначить держателя подлинника;
Настройка рассылок:
- Определение срока рассылок (за сколько дней до даты актуализации направить рассылку);
- Однократные и повторяющиеся рассылки;
Формирование отчетности:
- Отчет с прошедшим сроком актуализации документов.
Функциональность контроля сроков плановой актуализации НД позволяет сформировать списки НД, назначить на каждый ответственного за актуализацию, организовать рассылку с напоминанием
Информация об актуализации НД или о том, что срок актуализации прошел, будет доступна ответственным в отчетах
Будьте в курсе изменений нормативных требований
Подписывайтесь на наши каналы и получайте актуальные новости законодательства, разборы изменений нормативных документов и практические рекомендации для специалистов.