Техэксперт: Обсуждение нормативных документов

Позволяет организовать единое информационное пространство и автоматизировать процесс экспертного обсуждения действующих документов и проектов документов.

Кому:

Специалистам и руководителям, ответственным за процесс разработки и актуализации внутренней нормативной документации на предприятии.

Жизненный цикл нормативного документа компании состоит из нескольких этапов, одним из которых является экспертное обсуждение проекта перед согласование в СЭД.

Перед актуализацией действующего документа также важно провести такое обсуждение.

Проблемы и риски на этом этапе:

Нет единого пространства (обсуждения ведутся по почте, в файловых хранилищах и в облаке), а значит обсуждение проекта или документа непрозрачно для всех участников
Ценные предложения могут быть случайно пропущены или не учтены
Затягиваются сроки обсуждения из-за отсутствия автоматизации рутинных задач и трудоемкости обработки всех замечаний и предложений
Замечания и предложения дублируются
Текст обсуждаемого проекта или документа и отзывы по нему не защищены от изменения или удаления

Возможные последствия:

Снижается качество внутреннего фонда
Повышаются риски, связанные с несвоевременной разработкой/актуализацией документов

Автоматизация процесса обсуждения с помощью подсистемы «Обсуждение нормативных документов» позволит сделать эффективнее совместную работу и взаимодействие сотрудников, сократить трудозатраты, а также снизить риски при работе с документацией.

Возможности:

Организация обсуждений проектов и действующих внутренних нормативных документов с возможностью оставлять отзывы

Комментирование отзывов для уточнения и развития предложений

Принятие решения по отзывам

Принятие решения по проекту/документу

Настраиваемые уведомления для оперативного информирования участников

Гибкие настройки приватности обсуждений (открытые и закрытые форматы)

Адаптация системы под специфические требования организации с помощью атрибутов и классификаторов

Интеграция с подсистемой Конструктор НД для автоматической отправки отзывов в разрабатываемые документы, автоматизированная подстановка предложенных требований

Аналитические сервисы для ответственных как за отдельные документы, так и за управление нормативными документами на предприятии

Сценарии работы:

Закрытое обсуждение проекта документа экспертной группой (в т.ч. в несколько этапов)

Обсуждение существующего документа, подлежащего актуализации (в том числе, для приоретизации плана по актуализации фонда)

Сбор замечаний к документу или проекту от неограниченного круга лиц

Проведение обсуждений внешних документов, например, разработанных сторонними организациями

Эффект от внедрения

1. Повышение качества внутреннего фонда:

Более глубокое и всестороннее обсуждение документов и проектов
Минимизация риска потери ценных замечаний и предложений

2. Сокращение временных затрат на этапе обсуждения:

Автоматизация рутинных операций
Устранение дублирования отзывов

3. Повышение прозрачности процесса:

Единое рабочее пространство и взаимодействие в режиме реального времени
Защита текстов и отзывов от несанкционированных изменений
Формирование сводных отчетов по обсуждениям
Удобные инструменты поиска и фильтрации информации

4. Снижение рисков, связанных с несвоевременной разработкой и актуализацией документов, что помогает обеспечивать:

Изготовление продукции в срок
Выпуск продукции, соответствующей установленным стандартам
Успешное прохождение проверок компании в части полноты и актуальности нормативных документов

Оставить заявку

Оцените все возможности СУ НТД прямо сейчас. Оставьте заявку на демо-доступ, и наш менеджер свяжется с вами.