Перечень кадровой документации, которая должна быть в организации
Деятельность любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых в найме работают люди, неразрывно связана с обширным перечнем кадровых документов. Они могут состоять из распоряжений, указов, внутренних правил касательно выплаты зарплаты, обращения с персональными данными, организации работы сотрудников и прочего. Эти документы подлежат проверке со стороны профильных государственных органов, например, Роскомнадзора, трудовой инспекции, ИФНС и прочих.
В законодательстве РФ не указано, какие документы должны быть в отделе кадров. При этом можно составить список обязательной и рекомендованной документации.
Представители малого предпринимательства согласно Федеральному закону от 03.07.2016 № 348-ФЗ могут вести делопроизводство касательно кадрового состава предприятия в сокращенной форме.
Микроорганизациям разрешается исключить полностью из перечня документов или избирательно отказаться от некоторых локальных нормативных актов. К таковым относят:
- правила внутреннего распорядка;
- положение о выплате зарплаты;
- акт о премировании;
- другие документы.
Когда организация убирает из документооборота указанные кадровые документы, в договоре с каждым сотрудником обязательно нужно прописывать условия труда и начисления заработной платы.
Обязательные кадровые документы
К обязательной документации службы кадров относят те материалы, которые проверяют уполномоченные лица трудовой и налоговой инспекции, Роскомнадзора и других органов, выполняющих контролирующие функции.
К таким документам относят следующее:
1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек
Предприятия всех форм собственности должны соблюдать требования действующего законодательства в сфере труда. Согласно статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 указанный Приказ является обязательным документом по кадрам. В случае его отсутствия организация заплатит штраф в размере 30 000 рублей.
В законодательстве предусмотрен единственный случай, когда иметь такой Приказ не обязательно. Если руководитель самостоятельно ведет учет, хранение и заполнение трудовых книжек, он работает в рамках полномочий, данных ему уставом. Поэтому дополнительной документации для этого не требуется.
2. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
Данный вид документов отдела кадров обязателен для всех предприятий, где используется наемный труд. Заключить трудовой договор нужно не позднее 3-го дня с момента приема сотрудника на работу. Составляется договор в письменном виде и обязательно в 2-х экземплярах, один из которых отдается работнику, а второй хранится в отделе кадров.
Форма трудового договора может быть свободной, но в нем обязательно должна быть указана следующая информация: место осуществления трудовой деятельности, должность, размер зарплаты, срок действия документа. Для предприятий малого предпринимательства форма трудового договора единая и утверждена постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858.
Когда происходят изменения в характере трудовой деятельности, например, рост зарплаты, это отображается в дополнительном соглашении к трудовому договору.
3. Трудовые книжки и книги по учету приема и выдачи
Ведение и хранение трудовых книжек происходит согласно Приказу Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н.
Обычно ведением трудовых книжек занимается отдел кадров, директор или назначенное им лицо. Данный документ подтверждает стаж сотрудника и гарантирует пенсионные отчисления, поэтому вести трудовые книжки обязаны все организации. Если у работника нет в наличии трудовой книжки, он пишет заявление, и ее ему выдает работодатель. При этом сотрудник возмещает расходы на ее покупку.
Кроме этого кадровое делопроизводство обязательно должно включать книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Когда происходит увольнение сотрудника, соответствующая информация отображается в трудовой книжке, которая выдается работнику в его последний рабочий день. Об этом делается запись в указанной книге. В частности, фиксируется дата выдачи и подпись сотрудника.
4. Штатное расписание
Данный кадровый документ имеет единую форму, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Выдвигают следующие требования к его оформлению: нужно указать основную информацию касательно организационной структуры управления предприятием. А именно:
- наименования отделов и подразделений;
- названия должностей и специальностей с отображением квалификаций;
- число сотрудников.
Штатное расписание должно быть среди документов кадровика, потому что оно помогает решать споры, возникающие касательно зарплаты, а также расходов на аутсорсинг. Последнее проверяет налоговая.
5. Табель учета рабочего времени
Этот документ также имеет единую форму, которая разработана постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, и необходим для фиксации времени, отработанного каждым сотрудником.
Отдел кадров использует табеля по форме Т-12, Т-13 или разработанной работодателем отдельно. Табель необходим для начисления зарплаты и внесения информации в расчетные листы.
6. График отпусков
График отпусков также входит в состав кадровой документации и хранится в течение года. Он датируется числом не позднее, чем за две недели до начала года, для которого составлен. Обычно это 17 декабря. Кадровые сроки начинают отсчитывать, начиная со следующего дня..
7. Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)
Единая форма указанного кадрового документа утверждена постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 № 730п. Он применяется, если у сотрудника электронная трудовая книжка, и нужно подтвердить информацию о своей работе.
8. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц на подписание документов
К таковым относят приказы или доверенности. Этот вид документов кадровой службы нужен при передаче данных в налоговую и бухгалтерию для постановки на учет.
9. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет
К такому виду обязательной документации кадровика относят приказы по поводу приема на работу и увольнения, выдачи отпусков различных видов, в том числе по уходу за ребенком, беременности и родам, командировок на Крайний Север и заграницу, изменения личных данных. Важно помнить, что приказы, которые были изданы до 01.01.2003 года, необходимо хранить 75 лет.
10. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет
К такой кадровой документации относят ежегодные и учебные отпуска, а также приказы о командировках по территории России.
11. Основания к приказам по трудовым отношениям
Любые приказы, которые касаются кадров, должны обосновываться сопутствующими документами:
- заявлениями (при отпусках и увольнениях);
- уведомлениями (при сокращении или ликвидации предприятия);
- соглашениями (при расторжении трудового договора по согласию контрагентов);
- распоряжениями (к приказам об отпуске или командировке на имя руководителя компании);
- трудовыми договорами (к приказам о приеме на работу);
- дополнительными соглашениями (к приказам об изменении условий труда).
12. Личные карточки работников
Сотрудники отдела кадров заполняют такие карточки на каждого сотрудника. Вести ее можно по утвержденной форме Т-2 или по специально разработанной руководителем форме. Главное условие: в ней должны отображаться все нужные реквизиты.
Личная карточка является обязательным документом кадровика. Однако начиная с 1 января 2013 года формы первичной учетной кадровой документации не являются обязательными к использованию.
В реальной деятельности кадровики продолжают использовать форму Т-2, т.к. в специальных программах для работы отдела кадров она выгружается автоматически (данные от Минфина России № ПЗ-10/2012).
13. Расчетный листок и документ об утверждении его формы
Во время получения зарплаты сотруднику обязательно должны выдавать расчетный лист, в котором, кроме общей суммы выплаты, должна отображаться информация касательно состава зарплаты, за что каждая ее часть выплачена, какие суммы удержаны и на каком основании. Законодательство РФ не предусматривает единой формы этого документа, поэтому она разрабатывается в каждой организации отдельно и утверждается приказом или другим внутренним документом кадровой службы.
14. Приказы
Приказы, для которых не существует единой формы, тоже относят к обязательной кадровой документации. Их форма составляется самостоятельно и утверждается на предприятии. Такие документы касаются работы организации, как юридического лица. К ним относятся, среди прочего, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, о воинском учете и другие. Приказы, касающиеся внутренней организации труда, обычно имеют единую форму. Например, приказ об увольнении, премировании и прочие.
Локальные нормативные акты организации
Локальные нормативные акты кадровой службы (ЛНА) — комплекс документации, которая регулирует работу сотрудников одной организации и ее филиалов. На других предприятиях ЛНА не действуют. Их целью является формализация работы персонала, гарантия обеспечения прав работников и донесение информации. Ниже укажем локальные нормативные акты, которые обязательно должны присутствовать в отделе кадров любого предприятия, а какие можно составить самостоятельно по желанию.
Обязательные локальные нормативные акты (ЛНА)
1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
Данный кадровый документ нормируется ст. 189 ТК РФ. Он содержит информацию о порядке приема на работу новых сотрудников и их увольнения, режим работы и отдыха, способы поощрения и взыскания за нарушения и прочее. С правилами внутреннего трудового распорядка обязательно должен ознакомиться каждый работник и поставить подпись.
2. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)
Предприятие вправе само решать, каким образом делать выплаты зарплат и премий. Это решение рекомендуется отображать в коллективном или трудовом договоре. Также можно составлять отдельные локальные нормативные акты отдела кадров, такие, как указанное положение об оплате труда и премировании.
3. Положение о защите персональных данных
Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ и ст. 88 ТК РФ, кадровая служба любой организации обязана иметь в своем документообороте положение о защите личных данных работников. Этот документ включает информацию о том, какие персональные данные собираются компанией, при каких обстоятельствах могут быть переданы третьим лицам и как сотрудники отдела кадров должны с ними работать. Это положение не имеет единой формы и может быть составлено организацией самостоятельно, но в нем должны быть отображены все данные которые предусмотрены указанными выше законами. Работники знакомятся с содержанием Положения и ставят подпись.
4. Согласия на обработку персональных данных
Сотрудники службы кадров не имеют право обрабатывать персональные данные работников, пока не получили от них согласия на такие действия. Оно составляется исключительно в письменном виде и утверждается подписью сотрудника.
5. Инструкции по охране труда
В документообороте кадровой службы должны быть инструкции по охране труда для каждой должности или вида выполняемых на предприятии работ. В основе текста таких документов лежат конкретные условия труда, требования к охране труда, которые существуют в отрасли, инструкции по работе с определенным оборудованием, ГОСТы, СанПиНы, требования к гигиене и санитарии в отдельно взятых помещениях и прочее.
6. Положение об оплате труда
Данный документ необходим на предприятии в том случае, когда сотрудники кроме зарплаты получают другие виды выплат, например, премии или бонусы. Либо в организации используется несколько систем оплаты труда. Данный локальный нормативный акт содержит следующую информацию: порядок выплаты зарплат и премий, начисления командировочных и отпускных, и прочее. Формально эти нормы можно прописать в правилах внутреннего трудового распорядка. Но чаще всего предприятия формируют отдельное положение, чтобы во время проверок у контролеров возникало меньше вопросов.
Необязательные локальные акты организации
Необязательные локальные нормативные акты компания внедряет в деятельность по собственному усмотрению.
К таковым относят:
- акты о повышении квалификации работников или переподготовке;
- положения о начислении материальной помощи;
- акты о дисциплинарной ответственности сотрудников;
- положение о прохождении медосмотра работниками предприятия;
- положение о добровольном медицинском страховании и прочие.
Необязательные локальные нормативные акты помогают сделать деятельность компании и ее подразделений более четкой и структурированной, понятной как давно работающим, так и новым сотрудникам.
Дополнительный список кадровых документов
Указанные ниже документы могут стать обязательными при выполнении определенных условий.
1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)
Коллективный договор подписывается представителями руководителя и трудового коллектива и отражает основные аспекты социально-трудовых отношений. Этот кадровый документ может заключаться как в общем на предприятии, так и в его отдельных филиалах.
Если какие-то пункты договора не устраивают контрагентов, то начинаются коллективные переговоры, которые могут длиться не дольше трех месяцев.
2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне
Этот кадровый документ становится обязательным, если соответствующие условия отражаются в трудовом договоре или сотрудник подписал документ о неразглашении.
3. Положение об аттестации
Касается только того процесса, который осуществляется внутри предприятия. Для того, чтобы правильно организовать аттестацию, составляют локальный нормативный акт, где прописывают ее цели, сроки, порядок проведения и закрепление итогов.
4. Должностные инструкции
Данный термин не упоминается в трудовом законодательстве. Вместо него государство предлагает применять понятие «должностные обязанности». Их можно утвердить, ввести в кадровый документооборот и ознакомить с ними сотрудника, который поставит свою подпись под документом. Либо прописать должностные обязанности в трудовом договоре. Опираться можно на Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0 и от 31.10.2007 № 4412-6.
5. Графики сменности
Документ не имеет единой формы. Используется в тех организациях, где сотрудники на определенном виде работ действуют посменно. Персонал должен ознакомиться с графиком не позднее, чем за месяц до периода, который он охватывает. Свое ознакомление работник подтверждает подписью.
6. Гражданско–правовые договоры
Эти договоры в кадровом документообороте являются сложной темой, так как инспекции по труду не считали их полноценными трудовыми договорами. С 01.01.2005 года по 31.12.2014 год решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые носило рекомендательный характер. Только суд выносил решение, что договор можно считать трудовым. С 01.01.2015 года решение трудовой инспекции в данном вопросе обязательно.
7. Договоры о материальной ответственности работников
Данный тип кадровой документации обязателен касательно тех сотрудников, работа которых касается выдачи или приема финансов и материальных ценностей. Регулируются такие договоры Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечня должностей и работ, с которыми работодатель может заключать договоры о материальной ответственности».
Что не должны содержать локальные нормативные акты
Локальные нормативные акты не должны содержать следующей информации:
- Условий, которые нарушают действующее законодательство и ограничивают сотрудников в правах, которые гарантируются им прописанными нормами Трудового кодекса, отраслевых стандартов и трудового договора.
- Условий, нарушающих права работников касательно условий труда. К таковым относят денежные штрафы, ежегодные отпуска меньше 28 календарных дней и другие ограничения. На такое обязательно обращает внимание трудовая инспекция.
Чтобы избежать неприятностей и не платить штраф за нарушения, необходимо спорные ЛНА согласовывать с юристом и профсоюзом. Список таких документов можно определить самостоятельно.
Согласование с профсоюзом ЛНА происходит в соответствии со ст. 372 ТК РФ. Обязательно нужно согласовывать следующее:
- правила внутреннего трудового распорядка,
- ЛНА, которые устанавливают порядок начисления зарплаты,
- акты о формах подготовки и дополнительного профессионального образования сотрудников,
- нормы бесплатной выдачи средств индивидуальной защиты,
- порядок аттестации сотрудников и прочее.
Помощник кадровика. Эксперт
Для грамотной организации работы кадровой службы мы предлагаем использовать «Помощник кадровика. Эксперт» – комплексный кадровый продукт на отечественном рынке правовых систем. Он работает в рамках логики кадровиков и закрывает все основные вопросы кадрового обеспечения компании.
Этот продукт выгодно отличается от аналогов тем, что кроме полной нормативной базы и детально прописанного справочника кадровика, дает возможность просмотреть примеры заполнения кадровых документов любого назначения.
Вернуться в раздел: