Документация по охране труда в организации

Компании любой формы собственности и вида хозяйствования обязаны вести документацию по охране труда, отображающий все работы соответствующей службы на предприятии. Наличие такого комплекта документов гарантирует служащим реализацию права на безопасный труд. 

Какие бывают типы документов по охране труда

Система менеджмента (или управления) охраной труда (СУОТ) — это совокупность данных, представляющих собой набор:

• оргструктуры компании, включающую обязанности и предполагающую ответственность касательно ОТ в различных отделах учреждения;
• поведенческих актов, гарантирующих функциональность СУОТ и отвечающих за ее продуктивность;
• документации, в том числе локальных нормативных актов и корпоративных материалов организации.

Документы, которые регламентируют работу по ОТ — это материалы, обосновывающие организацию мероприятий, находящихся в графе «Функционирование» Положения о СУОТ, к примеру, прохождение сотрудниками медосмотра.

Организационно-распорядительная документация по ОТ — это документ, предполагающий возложение на конкретного сотрудника ответственности за выполнение конкретных действий в сфере охраны труда. Например, в рамках медосмотра работник ответственен за составление списка сотрудников и предоставление направлений в поликлинику. 

Контрольно-учетная документация по ОТ — это информационный материал, составленный работодателем и позволяющий отслеживать поток корпоративных данных компании касательно ОТ.

Основной список документов по охране труда 

Перечень необходимой документации по охране труда основывается на списке нормативно-правовых актов, обязательных для предприятия. 

Приказы

На практике существует следующая классификация данного вида информационных материалов:

• о назначении персон, обязанных отвечать за:
   — работу по рассматриваемым вопросам на уровне организации;
   — безвредную работу;
   — мониторинг условий трудовой деятельности;
   — противопожарные правила в компании;
   — безопасность при работе с электричеством;
   — обеспечение различных типов инструктажей;
• о согласовании документации;
• об основании комитета по диагностике знаний по охране труда;
• прочие.

Данный комплект приказов обязателен для фирм. Что касается ответственности, то при отсутствии специально назначенных лиц за все отвечает непосредственно руководство. Но законодательство разрешает делегировать часть полномочий в вопросах ОТ сотрудникам, которые будут заниматься безопасностью труда на своих производственных участках.

Что касается внутренних корпоративных документов, то все они должны быть утверждены в соответствующем порядке и запущены в работу согласно приказам, издаваемых руководством.

Занимаясь обучением служащих, нужно использовать комплексный подход. Рекомендуется определить, каким разделам охраны труда можно обучить в стенах предприятия, а где лучше обратиться в сторонние органы, специализирующиеся в данных вопросах. 

В соответствующих материалах стоит отображать все нюансы будущего обучения.

Положения

Выделяют следующие виды положений:

• о системе менеджмента ОТ;
• об организации учебы и диагностики знаний в сфере ОТ;
• о лице, несущем ответственность за организацию охраны труда.

оложение о системе менеджмента ОТ – это документ, определяющий правила осуществления деятельности в указанной отрасли, а также перераспределение обязанностей и зон ответственности между сотрудниками. Это Положение относится к перечню необходимой документации по охране труда.

Другие положения не обязательны. Вы должны сами решить, есть ли на вашем предприятии необходимость прописывать правила деятельности в отдельных документах. Допускается вариант, когда все вопросы, которые касаются охраны труда, прописываются в Положении, указанном выше. Но мы рекомендуем делать отдельные Положения для каждого процесса, потому что при изменениях нормативной базы вносить правки в отдельные документы легче, чем постоянно поддавать форматированию один и тот же документ. 

Инструкции

В работе применяют следующие виды инструкций:

• по специализациям;
• разновидностям конкретных работ;
• предоставлению неотложной помощи;
• безвредным маршрутам сотрудников по предприятию;
• сохранной работе с электроэнергией для сотрудников 1 группы.

Они относятся к обязательным нормативным документам по охране труда. 

Для посетителей и учащихся образовательных заведений существует особый раздел документации — детская безопасность. 

Программы

Существует следующая типология этих программ:

• первичного инструктажа;
• обеспечения инструктажей по функциональным зонам;
• осуществления обучения и мониторинговых билетов с заданиями;
• прохождения стажировки.

Программа первичного инструктажа относится к обязательным информационным материалам. 

Программы организации инструктажей на рабочем месте необходимы, когда работников не допустимо освобождать от этой процедуры. При этом, когда на предприятии не осуществлялась оценка условий работы и/или профессиональных рисков, проходить инструктаж обязаны все сотрудники организации. Если же они проведены, нужно подходить к вопросу избирательно и определять, кому из работников желательно ознакомиться с инструкциями. 

Кроме того, на основании указанного выше Постановления нужно составлять программы обучения для должностей, требующих обучение по ОТ. Учеба должна включать рассмотрение безопасного осуществления трудовой деятельности. После освоения учебной программы необходимо проводить проверку знаний по утвержденным билетам.

Программы стажировки обязательны для сотрудников, занимающихся потенциально опасной для здоровья деятельностью.

Протоколы

Выделяют протоколы мониторинга знаний по ОТ, составляющиеся на основании программ обучения и утвержденных руководством билетов для проверки освоенной теоретической базы.

Журналы

На практике применяются журналы:

• первичного инструктажа по ОТ;
• инструктажа на рабочем месте;
• фиксации чрезвычайных случаев;
• регистрации незначительных травм сотрудников;
• учета присвоения 1 категории по электрической безопасности служащим, не работающим с соответствующей техникой;
• учета документов, выдаваемых для осуществления медицинского наблюдения.

Список можно продолжать, но перечисленные выше документы являются необходимым минимумом.

Правила, НТД

Они содержат комплект нормативно-правовых документов, хранящихся на различных носителях информации в компании. Например, в формате Word на компьютерах, в распечатанном варианте или в покупных сборниках такой документации.

Перечни

Этот вид локальных нормативных документов по охране труда включает: 

• Нормативы передачи сотрудникам инструментов персональной защиты;
• Нормативы передачи сотрудникам смывающих средств;
• Списки лиц, подлежащих и не подлежащих инструктажу на рабочем месте;
• Списки служащих, коим рекомендуется обучение по ОТ, и которые могут обойтись без учебы;
• Перечень служащих, коим надо стажироваться на рабочем месте, и освобожденных от нее;
• Список лиц, которые подлежат первичным осмотрам при выходе на службу;
• Общий и поименный перечень сотрудников, в отношении которых надо проводить периодические осмотры;
• Перечень должностей, которым нужно присвоить I группу по электробезопасности.

Перечни основаны на соответствующей законодательной базе и должны быть сопоставимы с внутренними правилами предприятия.

Карточки учета

Выделяют:

• карточки регистрации передачи служащим инструментов персональной защиты;
• карточки регистрации смывающих средств.

Данная документация заполняется сотрудником, который отвечает за выдачу этих материалов. 

Документы по охране труда

На предприятиях всех форм собственности должны регулярно проходить инструктажи, обучение сотрудников охране труда и прочие мероприятия, для проведения которых надо разрабатывать специальную нормативную документацию. Их в последующем надо предъявлять инспекторам Роструда. Такие документы включают:

• индивидуальные инструкции в сфере ОТ;
• журналы учета чрезвычайных случаев;
• личные карточки выданных сотрудникам СИЗ;
• графики прохождения работниками медицинских осмотров;
• инструкции, как должны действовать работники при проведении некоторых опасных видов работ;
• журналы учета проведенных инструктажей;
• приказ о назначении ответственных за ОТ работников;
• документы об обучении сотрудников;
• прочие материалы.

Весь перечень документации по ОТ выступает способом предотвращения несчастных случаев. 

Содержание Положения о СУОТ

Согласно нормам закона в фирме могут быть самостоятельно разработаны документы в сфере охраны труда, но в отдельных случаях они должны быть согласованы с профсоюзным комитетом. К такой документации относят Положение о системе менеджмента (или управления) охраной труда.

Описываемый документ может иметь следующую форму:

I. Общие характеристики

II. Формирование и функционирование СУОТ

III. Построение планов

3.1. Стратегические действия, касающиеся  ОТ

IV. Обеспечение реализуемости СУОТ

V. Осуществление деятельности, включая пункты:

• Как проводится на предприятии оценка условий труда и профессиональных рисков
• Как осуществляется проведение медосмотров и освидетельствований сотрудников
• Как происходит обучение и проверка знаний 
• Каким образом происходит обеспечение служащих средствами персональной защиты и смывающими средствами
• Как именно обеспечивается сохранность сотрудников во время нахождения в помещениях компании
• Каким образом обеспечивается безвредность взаимодействия с оборудованием
• Что делается, чтоб обеспечить сохранность при реализации технологических процессов
• Что делается, чтоб обеспечить безопасность при взаимодействии с инвентарем
• По какой системе обеспечивается безвредность использования сырья и материалов
• Каким образом обеспечивается безопасность подрядчиков
• Каким образом организовано санитарно-бытовое обеспечение сотрудников
• По какой системе осуществляется выдача работникам молока или других равноценных пищевых продуктов или ЛПП
• За счет чего обеспечиваются режимы труда и отдыха
• По какой системе работает социальное страхование на предприятии и выплата финансов из ФСС на меры предупреждения ЧП
• По какой системе происходит работа с федеральными и местными надзорными организациями, органами исполнительной власти и профсоюзами
• По какой системе происходит реакция на аварийные ситуации, расследование ЧП, профессиональных болезней, незначительных травм, как все фиксируется

VI.Анализ итогов профессиональной деятельности

VII. Улучшение работы СУОТ

Дополнение № 1. Перечисление потенциально опасных событий и мер по управлению ими в пределах СУОТ

Дополнение № 2. Перечисление работ повышенной опасности, имеющих отдельные нормы по организации производства и обучению работников

Локальные нормативные акты по охране труда

Как было сказано выше, Положение о СУОТ — это локальный нормативный акт, содержащий информацию о процедурах по ОТ. Остальная документация связана с нормами, указанными в Положении о СУОТ.

Мероприятия по указанному вопросу надо сопровождать перечислением документации, но единый список обязательных материалов законодателем не сформирован. Все зависит от числа сотрудников, условий труда, и прочего.

Внутренняя документация в сфере охраны труда должна соответствовать требованиям:

• не противоречат нормативно-правовым актам и не нарушает права сотрудников;
• не содержит лишних данных;
• актуальна;
• одобрена профсоюзом при необходимости;
• утверждена владельцем компании;
• доведена до сведения служащих;
• хранится необходимое количество времени, доступна для проверяющих.

Нарушение одного из этих требований может привести к претензиям проверяющих инспекторов.

Техэксперт Охрана труда

«Техэксперт: Охрана труда» — это информационная система, содержащая материалы по работе с документами в сфере ОТ, с проверяющими организациями,  а также данные об организации аттестации рабочих мест. 

Данная система подходит и для обычных пользователей, и для профильных специалистов в области охраны труда.