Документы в бухгалтерском учете являются фактом проведения хозяйственных операций. Документами признаются только те формы, в которых есть реквизиты и сведения о хозяйственной жизни фирмы.
Формы и правила составления бухгалтерской документации
В Федеральном законе №402 от 06.12.2011 указано, что каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена документально. В противном случае отражать ее в учете нельзя. Бухгалтерские документы – доказательство совершения операции.
Требования к первичной документации
«Первичка» — специальные формы, регламентированные на законодательном уровне до 2013 года. Они выполняют функцию подтверждения совершения операции. Сейчас же бланки могут быть установлены организацией самостоятельно.
В Федеральном законе №402 выдвинуты требования к первичной документации. Она должна содержать:
- Наименование и характер операции;
- Дату составления документа;
- Название фирмы;
- Содержание факта хозяйственной деятельности;
- Величину и единицу измерения;
- Наименование должности, ФИО уполномоченного лица, совершившего сделку.
При этом бухгалтеру следует контролировать все документальное оформление. Любые ошибки подлежат незамедлительному исправлению.
Документация и документооборот бухгалтерских документов
Для организации документооборота следует придерживаться Федерального закона №402. Структура оборота включает 3 потока:
- Входящий – документы поступают от иных лиц либо организаций;
- Исходящий – документы отправляются сторонним адресатам;
- Внутренний – документы не выходят за пределы предприятия, используются сотрудниками.
Регистры бухгалтерского учета
Регистр бухгалтерского учета – специальные книги, журналы, ведомости, в которых систематизирована информация об бухгалтерских операциях. В журналах, как правило, отражают однотипные операции. Информация из регистра является источником для формирования бухотчетности.
Бухгалтерская отчетность
Приказ Минфина №66 регламентирует формы документов первичной бухгалтерской отчетности. Перечень включает в себя следующие отчеты:
- О финансовых результатов;
- Об изменениях капитала;
- О целевом использовании денежных средств;
- О движении денежных средств;
- Бухгалтерский баланс.
Ряд экономических субъектов может вести упрощенную бухотчетность.
Документы бухгалтерского учета в учетной политике
Формы первичной документации разработаны только для бюджетных организаций. Коммерческие организации могут работать с любыми формами, которые определены учетной политикой. Это основной документ, устанавливающий правила ведения бухучета.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Бухгалтерские документы хранят не менее 5 лет в особом помещении. Оно должно быть защищенным, доступ к нему – только у ответственных лиц. Ответственность за сохранность документации возложена на главного бухгалтера. Сроки хранения следующие:
- Первичная документация – до 5 лет;
- Инвентаризационное дело, акты ревизии – 3 года;
- Бухгалтерские отчеты и балансы: квартальные – 3 года, годовые – 10 лет;
- Лицевые счета сотрудников – 75 лет.