Как подготовить компанию к первому сертификационному аудиту, чтобы избежать критических несоответствий

Сертификация компании — это важный шаг, который может повысить доверие клиентов, партнёров и регуляторов к вашей организации. Однако подготовка к сертификационному аудиту может быть сложной и требует тщательного планирования и выполнения. В этой статье мы рассмотрим основные этапы подготовки компании к первому сертификационному аудиту и дадим рекомендации по предотвращению критических несоответствий.

Первый шаг — проведение внутренней диагностики всех процессов в компании. Это позволит выявить потенциальные несоответствия требованиям стандарта, по которому планируется сертификация. Для этого можно использовать следующие методы:

• аудит текущих процессов;
• анализ документации;
• опросы сотрудников.

Важно выявить не только явные, но и скрытые несоответствия, которые могут привести к критическим ошибкам во время сертификационного аудита.

Проведение внутренней проверки процессов компании с использованием контрольных листов позволит выявить существующие несоответствия, в том числе критические, и своевременно их устранить. Внутренний аудит может включать в себя:

• проверку соответствия процессов нормативным требованиям;
• оценку качества документации;
• выявление потенциальных рисков и несоответствий.

Результаты внутреннего аудита должны быть документированы и проанализированы.

На основе анализа необходимо внести изменения в те аспекты, которые требуют доработки. Все регламенты, процедуры, записи и иные документы должны быть актуальными, правильно оформленными и отражать реальное положение дел в компании. Это поможет избежать путаницы и ошибок во время сертификационного аудита.

Ключевые сотрудники должны знать свои роли в процессах и требования стандарта, чтобы уверенно отвечать аудиторам и демонстрировать соответствие нормам. Для этого можно провести:

• тренинги;
• семинары;
• ролевые игры с имитацией вопросов аудиторов.

Обучение персонала поможет повысить качество работы и снизить риск ошибок во время сертификационного аудита.

Этот этап поможет всей команде привыкнуть к процессу внешнего аудита, выявить пробелы и скорректировать процессы до официальной проверки. Пробный аудит может включать в себя:

• имитацию сертификационного аудита;
• проверку готовности документации;
• оценку уровня подготовки сотрудников.

Результаты пробного аудита должны быть проанализированы и использованы для корректировки процессов и документов.

Важно иметь готовые корректирующие меры и ответственных за их реализацию, чтобы быстро реагировать на возможные замечания аудиторов. План действий должен включать в себя:

• определение причин несоответствий;
• разработку корректирующих мер;
• назначение ответственных за реализацию мер;
• установление сроков реализации мер.

При подготовке к аудиту рекомендуется:

• привлекать к подготовке весь персонал: это повысит их ответственность и заинтересованность в успехе;
• активно вовлекать высшее руководство в процесс подготовки и демонстрировать их заинтересованность и поддержку;
• не допускать формального подхода к требованиям стандарта: все изменения и процессы должны быть внедрены реально, а не просто задокументированы;
• избегать спешки перед аудитом: подготовка должна быть планомерной и тщательной;
• не копировать чужую документацию, а выстраивать процессы и документы, соответствующие деятельности компании.

Для более подробной подготовки к сертификационному аудиту вы можете воспользоваться системой «Техэксперт». Она предоставляет доступ к нормативным документам, стандартам и другим материалам, которые могут пригодиться при подготовке.

Получите доступ к системе «Техэксперт» бесплатно на 7 дней и начните подготовку к сертификационному аудиту уже сегодня!