Документы юридического лица

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации юридическое лицо считается созданным с момента его государственной регистрации.

Порядок регистрации юридического лица

Государственная регистрация юридического лица осуществляется по месту нахождения постоянно действующего исполнительного органа, в случае отсутствия такого исполнительного органа — по месту нахождения иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности, в срок не более чем пять рабочих дней со дня представления документов в регистрирующий орган в порядке, установленном Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Порядок подготовки документов

Для регистрации вам потребуются следующие документы:

• заявление о государственной регистрации юридического лица при создании;
• решение о создании, оформленное решением единственного учредителя или протоколом общего собрания учредителей;
• устав. Если ООО будет действовать на основании типового устава, то его составлять и представлять не нужно;
• квитанция об уплате государственной пошлины
• документ, подтверждающий статус учредителя, если им выступает иностранное юридическое лицо.

Заявителями при регистрации могут выступать учредитель или учредители создаваемого юридического лица, руководитель юридического лица, выступающего учредителем регистрируемого юридического лица, иное лицо, действующее на основании полномочия, предусмотренного федеральным законом, актом специально уполномоченного на то государственного органа или актом органа местного самоуправления.

Регистрирующий орган вправе отказать в регистрации. Исчерпывающий список причин для отказа приведен в п. 1 ст. 23 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». 

Учредительные документы юридического лица

Учредительные документы — пакет документов, определяющий статус юридического лица и являющийся основанием для его работы. Они отражают суть деятельности и структуры компании. В зависимости от организационно-правовой формы организации пакет учредительных документов может меняться.

Понятие «учредительные документы» часто упоминается и в Гражданском кодексе РФ, и в других нормативных актах. Однако чёткого определения закон не даёт. Исходя из положений ст. 52 ГК РФ, с юридической точки зрения учредительным считается документ, который: 

• определяет ключевые характеристики организации — наименование, адрес, размер уставного капитала, организационно-правовую форму, структуру; 
• устанавливает в ней внутренний порядок управления; 
• закладывает правовую основу для деятельности, осуществляемой организацией.

По закону основным и единственным учредительным документом ООО, ПАО и АО является устав. С практической точки зрения в список учредительных документов нередко включают и другие документы, содержащие сведения о паспортных данных учредителей компании, присвоенных ей кодах ОКВЭД, и т.д. Поэтому упоминаются и такие виды учредительных документов, как свидетельства о государственной регистрации юридического лица или о его постановке на учёт в налоговой инспекции, решение о создании организации или протокол общего собрания её учредителей, список участников, приказ или протокол о назначении генерального директора, выписки из ЕГРЮЛ и не только. Учредительные документы юридического лица, список, формируется с учётом категории, к которой принадлежит хозяйствующий субъект. 

Например, акционерное общество, как и общество с ограниченной ответственностью, всегда действует на основании устава, в то время как в учредительные документы полного товарищества или государственной корпорации устав не входит. И коммандитные, и полные хозяйственные товарищества действуют на основании учредительного договора, заключённого между входящими в их состав участниками, а государственные корпорации — на основании соответствующих федеральных законов.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдавалось до 2017 года).
5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. 

На основании каких конкретно документов действует юридическое лицо, определяется в соответствующем законодательном акте.

Учредительные документы ООО 

Когда регистрируется общество с ограниченной ответственностью, учредительные документы оформляются в обязательном порядке. Основным и единственным обязательным учредительным документом ООО по закону считается устав (ст. 12 федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ). 

Он должен содержать набор обязательных сведений о наименовании и местонахождении организации, размере уставного капитала, составе органов управления, правах и обязанностях участников и т.д.

Сведения, которые обязательно указывать в уставе

• Полное и сокращенное фирменное наименование
• Место нахождения. Можно указать лишь населенный пункт или муниципальное образование (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Тогда при смене адреса в его пределах нужно будет внести изменения только в ЕГРЮЛ
• Срок полномочий директора. В уставе можно закрепить, что этот вопрос относится к компетенции совета директоров

При желании участники ООО могут дополнить устав сведениями и положениями, не входящими в обязательный перечень. Но в большинстве случаев стандартного набора сведений вполне достаточно и для регистрации, и для полноценной работы компании. 

На этом же этапе оформляются и другие важные документы: список участников ООО, свидетельство о государственной регистрации юридического лица. Учтите, что бланк, подтверждающий факт госрегистрации компании, может выглядеть и называться по-разному в зависимости от периода выдачи. Например, до 4 июля 2013 года регистрация подтверждалась свидетельством, затем — свидетельством и листом записи ЕГРЮЛ по форме №Р50007, а с 1 января 2021 года — только листом записи ЕГРЮЛ. 

Учредительным документом ООО является договор об учреждении общества с ограниченной ответственностью. Он оформляется в том случае, когда общество учреждают несколько партнёров.

Учредительные документы ИП 

Индивидуальный предприниматель (ИП) занимается бизнесом без образования юридического лица. Поэтому ни устав, ни другие документы, в которых прописывается порядок работы юридического лица, в данном случае не оформляются. 

Основные учредительные документы ИП перечень: 

• документ, удостоверяющий личность (внутренний паспорт для российских граждан, нотариально заверенный перевод иностранного документа — для иностранцев); 
• свидетельство о присвоении индивидуального налогового номера (ИНН), которое обычно выдаётся ещё до регистрации ИП; 
• свидетельство о регистрации ИП (выписка из реестра ЕГРИП), содержащее данные о правовом статусе предпринимателя, дате и месте его регистрации и т.д.; 
• коды статистики, присвоенные Росстатом; 
• уведомление о регистрации индивидуального предпринимателя в ФСС в качестве страхователя (актуально только для ИП, нанимающих персонал).

Учредительные документы АО 

Как и в случае с ООО, ключевым и обязательным учредительными документами АО являются устав (п. 1 ст. 11 федерального закона от 26.12.1995 №208). Требования к его форме и содержанию закреплены ст. 98 ГК РФ. Устав публичных акционерных обществ (ПАО) отличается от устава непубличных обществ (АО) двумя дополнительными положениями: указанием на публичный статус организации и определением компетенции коллегиального исполнительного органа. Эти пункты в уставе любого ПАО должны присутствовать в обязательном порядке. Остальные учредительные документы АО (учредительный договор, регистрационная документация и т.д.) практически полностью соответствуют перечню для ООО с поправкой на другую организационно-правовую форму предприятия.

Зачем нужны учредительные документы юридического лица 

Учредительные документы юрлица являются основанием для законной деятельности компании. Их состав зависит от организационно-правовой формы юридического лица. Учредительные документы юридических лиц, устав ООО или АО, — тот документ, без которого организацию не зарегистрируют. 

Содержанием учредительных документов юридического лица РФ устанавливается не только его организационно-правовая форма, но и сфера деятельности компании. Этими документами оговаривается и то, какой орган уполномочен принимать решения об утверждении годовой отчетности, в том числе финансовой, о распределении прибыли и убытков и пр.

Внесение изменений в учредительные документы 

Иногда сведения, внесённые в устав и другие учредительные документы учреждения или предприятия, теряют актуальность. Измениться может название или юридический адрес компании, её уставной капитал или структура (например, после ликвидации ранее существовавших филиалов или представительств), и не только. Внесение изменений в учредительные документы юридического лица возможно только на основании решения участников или акционеров общества. Для этого необходимо: созвать общее собрание с повесткой о внесении изменений в устав; провести собрание и оформить протокол, в котором зафиксировать принятое решение. Эти изменения в учредительный документ юридического лица необходимо зарегистрировать в установленном порядке: зафиксировать изменения «на бумаге» решением органа, управляющего компанией; оформить устав в новой редакции или оформить изменения отдельным приложением; подать заявление о регистрации изменений в налоговую инспекцию вместе с протоколом (решением) и уставом в новой редакции (или изменениями к нему, оформленными отдельно); оплатить государственную пошлину.

Устав — главный учредительный документ

На основании Гражданского Кодекса ст 52, деятельность ведется на основе устава, который утверждается учредителями. Согласно ст 12 ФЗ-14 Об обществах с ограниченной ответственностью устав должен содержать:

• полное и сокращенное название фирмы;
• месторасположение компании;
• состав органов общества, компетенции этих органов;
• информация об уставном капитале, его размере и долях;
• права и обязанности учредителей;
• информация о порядке перехода доли другим лицам;
• информация о порядке хранения документов компании.

По решению учредителей фирмы в устав могут вноситься изменения, но они подлежат обязательной государственной регистрации. Все собственники компании могут знакомиться с уставом. Кроме того, он предоставляется по требованию аудитора или иных заинтересованных лиц.

Государством утвержден типовой устав, все юрлица могут действовать на его основании. Типовые уставы утверждены Приказом Минэкономразвития России № 411.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

• Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
• Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
• Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

• Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
• Допуски СРО (для строительных компаний);
• Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
• Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
• Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. Бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

Электронная подпись

Электронная цифровая подпись, согласно законодательству, представляет собой полный аналог собственноручной, поэтому заверенные ею файлы, отчёты имеют полную юридическую силу. Для предотвращения мошенничества и случайных ошибок при генерации ЭЦП в аккредитованный удостоверяющий центр необходимо представить комплект документов. Он служит для полной идентификации будущего владельца подписи, подтверждения наличия прав на обладание токеном. Конкретный перечень бумаг зависит от типа заявителя: физическое лицо или индивидуальный предприниматель, юридическое лицо.

Список документов для оформления ЭЦП индивидуальным предпринимателем

Наличие цифровой электронной подписи сегодня практически обязательно для ИП. Только с её помощью можно подключить онлайн-кассу для ведения розничной торговли. Она даёт право участвовать в государственных закупках и тендерах, отправлять отчёты в налоговые органы, выполнять другие действия. Для оформления ЭЦП заявителю необходимо представить в удостоверяющий центр следующий пакет документов:

• Заявление на оформление ЭЦП.
• Документ, удостоверяющий личность.
• Фотография владельца ЭЦП с паспортом.
• Страховое свидетельство (СНИЛС).
• Документ с подтверждением полномочий.

Задать вопрос эксперту

Перечень документов для оформления ЭЦП юридическому лицу

Наличие цифровой подписи для юридического лица сегодня обязательно, так как только в удалённом формате принимаются отчёты для ФНС и других государственных органов. ЭЦП позволяет также участвовать в тендерах и закупках, включая государственные заказы, претендовать на победу в аукционе по продаже имущества банкротов, выполнять другие действия.

По закону владельцем электронной цифровой подписи от имени юридического лица может быть руководитель организации либо сотрудник последней, при наличии доверенности. Информацию о первом для ЭЦП сотрудник удостоверяющего центра берет из выписки ЕГРЮЛ, поэтому последняя должна иметь актуальный вид. Для оформления ЭЦП предприятию необходимо представить:

• Заявление на получение ЭЦП.
• Документ, удостоверяющий личность.
• Фотография владельца ЭЦП с паспортом.
• Страховое свидетельство СНИЛС.
• Доверенность на владельца ЭЦП.
• Уведомление о постановке подразделения на учет.
• Документ с подтверждением полномочий.
• Документы, удостоверяющие и идентифицирующие личность получателя ЭЦП.
• Доверенность на представление документов.

«Помощник юриста» – профессиональная справочная система торговой марки «Кодекс», которая содержит правовую, судебную и справочную информацию по юриспруденции и правоприменительной практике. «Помощник юриста» разработана практикующими специалистами и содержит информацию и документы необходимые для юридических лиц.